Разликата между архивирането и изтриването в gmail

Знайте какво да правите с всичко, което получавате в Gmail

За повечето хора Gmail е един от най-важните инструменти в ежедневието им. Проблемът е, че повечето получават толкова много имейли, че е трудно да поддържате входящата си поща организирана и да не е пълна със случайни, ненужни имейли. Gmail предлага на потребителите множество начини да организират и сортират имейлите си в различни папки, раздели и маркери, но в момент, когато търсенето с Google може да сканира милиони думи в секунда, защо е необходимо да положите толкова усилия, за да поддържате Gmail организиран? За щастие Gmail има инструмент за архивиране, който ще ви помогне да изчистите интерфейса, без да ви кара да прекарвате няколко дни, поставяйки всеки имейл в отделна папка.

Какво е архивиране?

Актът за архивиране на имейл в Gmail е приемането му и поставянето му в папка, където той ще продължи да съществува, но вече няма да претрупва входящата ви поща. Най-хубавото в това е, че тя ще бъде достъпна и в бъдеще, ако е необходимо. Gmail се справя фантастично с тази задача, тъй като позволява на потребителите бързо и лесно да архивират имейлите си.

Какво е изтриване?

Когато решите да изтриете имейл, той се изпраща в кошница. Тази папка действа като резервно копие, просто в случай, че всъщност не сте искали да се отървете от имейл. Някои хора също използват папката за боклук като място за изхвърляне на имейли, които не смятат за достатъчно важни, за да имат във входящата си поща. Проблемът с това е, че Gmail автоматично изтрива пощата, поставена в кошчето след 30 дни. Така че докато използвате папката за боклук като инструмент за почистване на пощенската си кутия, може да изглежда добра идея, просто знайте, че най-вероятно ще загубите имейл, който може да се наложи в бъдеще.

Защо трябва да архивирате имейлите си

Кажете, че провеждате разговор с някого и се обменя информация като адрес или телефонен номер. В този момент вие сте в състояние да запишете или запишете всичко необходимо, така че решите да изтриете разговора, тъй като не виждате смисъл да го натрупвате повече.

Сега си представете известно време, за което никога не би ви се наложило да погледнете назад в този разговор или да извлечете информация от тези имейли, но по някаква причина, сега го правите. Ако сте изтрили нишката на имейла, няма да можете да погледнете назад и лесно да намерите това, което търсите. Ако архивирате имейл, вече няма да ви се налага да го виждате във входящата си поща, но също така ще имате спокойствието, знаейки, че ако трябва, бързо търсене ще ви го върне.

Освен това всичките ви архивирани имейли се намират в папката „Цялата поща“, която може да се намери в чекмеджето за навигация. Имейлите не се организират веднъж архивирани, но ако имате нужда от бърз достъп до наскоро архивиран имейл, той ще бъде в горната част на списъка.

Как да архивирате имейл в Gmail на Android

Има три бързи и лесни начина за архивиране на имейлите ви. Два от тези методи са за архивиране на отделни имейли, а третият е начин за избор на няколко имейла и архивирането им за по-късна употреба.

Най-бързият, лесен и най-податлив на злополука начин да архивирате имейл е да го махнете, докато гледате списъчния изглед на всичките си имейли във входящата си поща. Тъй като повечето потребители на Android са свикнали да получат достъп до навигационното чекмедже от плъзгане от левия ръб на екрана, лесно е случайно да изпратите имейли, за да бъдат архивирани. За щастие, веднага след прекарване на имейл далеч, Gmail ви позволява да отмените действието си само с натискане на бутон за отмяна, който се появява няколко минути след архивирането.

В настройките на Gmail можете бързо да изключите тази функция, ако я правите много случайно или просто нямате нужда от тази функция. За целта отворете чекмеджето за навигация, превъртете надолу до дъното, където се намират настройките, въведете общи настройки и опцията втора отгоре ще ви даде възможност да включите или изключите „прекарайте пръст за архивиране“.

Вторият начин за архивиране на имейл е докато гледате отделна нишка на съобщението. След като приключите с четенето на съдържанието на имейл, на лентата на задачите ви посрещат няколко опции. Една от множеството икони, която ви чака, е тази, която изглежда кутия със стрелка, насочена надолу. Това е бутона за архив. Ако изберете това по време на преглед на имейла, ще бъдете изпратени обратно във входящата си поща и в долната част на екрана ще се появи състояние за няколко секунди, което ще ви каже, че имейлът е архивиран. Ако не искате да архивирате имейл, отново има бутон за отмяна, който можете да изберете, за да върнете имейла си до първоначалното му местоположение.

И накрая, ако преглеждате входящата си поща и решите, че е време наистина да я почистите, последният метод ще направи това бързо и лесно. Докато разглеждате входящата си поща в изгледа на списъка, можете да щракнете върху изображението на изпращача (обикновено това е цветно поле с първата буква от името на изпращача вътре в него) или дълго натиснете имейл, за да го изберете.

Продължете процеса на избор на повече имейли и след като всичко, което искате архивирано, е избрано, щракнете върху същата икона на полето със стрелката надолу, която се намира в лентата на задачите. Точно като последния метод, веднага след архивирането на имейлите, в долната част на екрана ще се появи състояние, което ви информира, че архивирате многобройни имейли и ви дава възможност да отмените действието си.

Ако някога се притеснявате, че можете случайно да архивирате или изтриете някакви имейли по някой от горните методи, Gmail ви позволява да включите функция, която добавя още една стъпка към архивиране или изтриване на имейли. Това разрешение добавя изскачащ диалогов прозорец, който се появява при опит за изтриване или архивиране на имейл, който ще поиска потвърждение, че всъщност искате да завършите избраното от вас действие.

За да включите това, отворете чекмеджето за навигация, превъртете надолу до настройките, изберете общи настройки и в долната част на менюто има две отметки, за да активирате потвърждението преди изтриването и архивирането.

С това ново знание за архивирането и изтриването ще почистите и работите по-ефективно входящата си поща в Gmail, като в същото време никога не се лишавате от информация, която може да ви е необходима някой ден.